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分析档案管理存在的问题和改进的方法

作者:论文发表网 更新时间:2014-5-15 12:45:53
19.1K   随着社会的进步和科学技术的发展,档案和档案工作也在不断的发展,档案学理论始终处于不断的建设之中,对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。下面,笔者从以下五个方面,来谈谈自己对如何提高档案管理现代化水平的认识。
  一、端正工作态度,认识到档案管理的重要性
  作为从事档案管理工作者来说,首先要从思想上认清档案对个人、企事业单位和国家的重要性。只有思想上重视了,档案管理人员在工作中才能增强责任意识,才会降低发生过错的概率,避免给他人和单位带来不可挽回的损失。其次,档案管理人员必须要端正工作态度,才能认真、负责地做好日常资料填写、整理、分类和归档工作,进而保证档案的完整性、准确性。第三,档案管理人员必须要严格遵守档案管理制度和条例,认真依照档案管理相关程序来开展工作,杜绝各种形式上的违规操作,保守接触到的属于个人隐私方面的秘密。
  二、改善软硬环境,提高档案管理的时效性
  我们都知道,无论是个人档案还是集体档案,一般都是以纸质材料比较多,这就给档案管理的时效性带来了巨大挑战。在当前,一些企业、事业单位,虽说都有单独的档案室,但由于主、客观因素的影响,再加上有些领导的重视程度不高,往往把档案室简单地当成了储藏室,使得重要的档案资料有流失和被毁的危险。
  由于一些单位未严格执行档案管理制度,加上档案管理人员自身素质不高,使得他们在做档案基础工作时,往往漏洞百出,甚至发生档案资料填写错误的事情。这些因素的存在,给正常的档案管理带来了很多负面影响,甚至直接影响到档案资料的时效性。
  面对档案管理上存在的弊端,我们必须要认真加以改正,要严格按照档案管理制度和条例来做好各项工作,使档案室的设置趋向于合理、科学化,档案管理坚持系统化、规范化的原则,杜绝非档案管理人员进入档案室,进而保证档案室的安全及资料的完整性。
  三、加强专业知识学习,提高档案管理人员的能力
  要想使单位的档案管理走向正规化、科学化,最大限度地发挥出档案作为信息资源的重要作用,主要取决于档案管理人员的综合素质。单位在选拔档案管理人才时,不能只注重文化素质的要求,同时还要加大对他们在思想政治、职业道德等方面的教育,促使他们提高对档案管理重要性的认识。
  档案管理人员上岗前,一是必须进行必要的专业知识培训和学习,提高他们对档案管理的工作能力,增强他们的责任意识,改进他们的工作理念。二是通过专业培训,使档案管理人员熟悉和掌握现代化档案管理的思路和手段,充分利用网络信息资源,优化档案管理程序,进而保证档案管理走向科学化、系统化。三是必要时,可以通过“请进来、走出去”的办法,拓宽档案管理人员的视野,增加档案管理人员相互间的横向交流。
  四、细化档案资料收集,提高档案资料的完整性和可靠性无论是个人档案,还是集体档案,对领导做出正确决策、人事任免、处理重大问题都能起到重要的参考作用。因此,在日常工作中,档案管理人员务必要重视对各类资料的收集整理,确保档案资料的连贯性和完整性。做到了这些,对于档案管理人员来说,基本上就算尽职了。中国论文服务网是学生档案论文快速写作,档案管理职称论文发表,管理论文范文参考首选网站。
  档案既然作为一种信息资源,对资料的准确性、完整性要求是非常高的。这就要求档案管理人员在工作中要具备“三到”,即:心到、眼到,手到。心到就是对档案重要性有深刻的认识,从思想上达到重视的目的;眼到就是对各种资料的真伪要善于辨别,对发现有疑点的资料要及时向有关领导汇报,进而与资料的来源方进行沟通,确保资料的准确性;手到就是要对各种资料进行必要的整理、归纳,包括对文件柜的合理设置,这样做,便于自己或他人进行查阅。另外,档案管理人员还可以利用电脑、打印机等现代化办公手段,将重要的档案资料进行扫描、复制,制作成电子文档加以备份,以提高档案资料的有效利用率。
  五、转变档案管理理念,提高档案资料的利用率
  在过去,一般文字或图片等资料一旦被作为档案来管理,那么就等于是被打入了冷宫,想要再见天日简直比登天还难。但随着信息化时代的到来,人们对信息资源越来越重视,对信息资源的需求也越来越多,这就给我们的档案管理人员提出了一个新的挑战,必须要注意转变档案管理理念,积极发挥档案作为信息资源所起到的交流和沟通作用。
  当我们在对某项工程进行技术论证时,免不了要去档案室查找原始资料。这时候,档案管理人员就要面临严峻的考验。如果对方在未履行相关手续,或未得到有关领导的许可,档案管理人员应拒绝为其提供一切服务;但如果对方借阅档案资料的手续齐全或得到了领导的认可,这时候档案管理人员就必须要严格执行有关制度和办理查阅档案资料的手续,积极配合对方查找资料。
  在对方对档案资料有疑问时,管理人员必须要提供热情、周到的服务,根据自己对资料的掌握情况,给对方一个合理的、有说服力的解答。
  综上所述,我们不难看出,单纯依靠传统的档案管理模式,已经不适应于现代社会的快节奏和办公自动化,必须要借鉴和运用现代信息技术和先进的管理理念和方法,并做到将传统与现代有机结合,将过去神秘的档案引向公开和开放,积极发挥资源共享、资源被开发的作用,以此来满足社会快速发展和人们对信息资源的强烈需求。
  随着时间的推移,工作经验的积累,相信未来的档案管理将日趋完美,档案信息软件的开发与利用也会被更多的人所重视,到那时,档案管理现代化水平会有质的飞跃。
  参考文献:
  [1] 罗毅然,《浅谈民生档案管理存在的问题及对策》,2008年 6 月;
  [2] 佚名,《信息化时代图书馆档案管理工作创新》,论文期刊,2010 年 6 月;
  [3] 彭翠玲,《电子与传统纸质档案管理的融通》,中国论文联盟,2009 年 5 月;
分析档案管理存在的问题和改进的方法
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